Kataloge automatisch produzieren mit PIM

Jedes Jahr aufs Neue kommt für viele Mediengestalter dieser Moment: Sie sind wochen- oder sogar monatelang geblockt, weil sie den Produktkatalog für das nächste Jahr erstellen. Kein Wunder also, dass viele Gestalter hellhörig werden, wenn die ersten Gerüchte aufkommen, dass man Kataloge automatisch produzieren kann. Sogar die Übersetzungen sollen dann fast von alleine in den Katalog fließen!

Aber was bedeutet es überhaupt Kataloge automatisch zu produzieren?

Vorbereiten des Katalogs im PIM System

Das Erste, an das man sich bei der automatisierten Katalogproduktion gewöhnt, ist die minutiöse Vorbereitung. Es gilt: Je genauer und gewissenhafter man in den ersten Schritten arbeitet, desto weniger Arbeit hat man am Ende.

Am Anfang steht hierbei die Auswahl der Inhalte. Diese Daten in Form von Produkten mit Eigenschaften, Tabellen, Bildern und Marketingtexten werden zuerst im PIM System gesammelt und aufbereitet. PIM kontrolliert in diesem Schritt den Datenbestand, seine Regelmäßigkeit und seine Struktur. Es ist eine Chance Lücken und Fehler direkt zu erkennen. Alle Kollegen der Produktdatenpflege haben genug Zeit zu reagieren und die Produktion muss zu keinem Zeitpunkt gezwungenermaßen angehalten werden.

 

Datensammlung im PIM
In einem Kanal im PIM System werden die Daten aus der Datenbank gesammelt.

Aufbereitung der Daten und Attribute

Oft entscheidet dieser Schritt über das Gelingen oder Scheitern der automatischen Katalogproduktion. Auf den ersten Blick erscheinen vollständige Produktdaten meistens gut, aber Fehler können oft nur mit viel Erfahrung erkannt werden. Mögliche Szenarien hier sind vorliegende Zahlenwerte als Strings mit einer Maßeinheit oder bereits formatierte Webtexte. Die Bereinigung solcher Datensätze benötigt Zeit und Know-how im Entwicklungsbereich.

In manchen Projekten werden Tabellen schon in diesem Schritt zusammengestellt. Dafür gibt es Plug-Ins und Module.

Datenaufbereitung im PIM
Die Daten im Kanal werden aufbereitet.

Erstellen von Seitentemplates für die automatische Katalogproduktion

Dies ist der Moment, den man sich als Gestalter lange ersehnt hat. Nach langwierigem Sortieren und Aufräumen fängt jetzt das eigentliche Layouten des Katalogs an. Man erstellt ein grundlegendes Design, vorausschauend für die Automatisierung. Dieser Vorgang ist in der Regel schnell erledigt, muss aber unter Umständen während der späteren Produktion erneut angepasst werden.

Ein Seitentemplate übernimmt dabei die Rolle einer intelligenten Musterseite. In diese fließen die einzelnen Produkttemplates, wenn der Katalog ausgeleitet wird.

InDesign Verknüpfung zu PIM
InDesign ist über ein Ausleitungstool mit dem PIM System verbunden.

Erstellen von Produkttemplates

Bei Produkttemplates geht es um programmierbare Layout-Elemente. Diese fließen während des Ausleitens des Katalogs nacheinander in ein Seitentemplate. Dabei werden sie mit Daten aus dem PIM System befüllt.

Ein Produkttemplate bekommt wie gewohnt in InDesign ein Layout und eine anschließende Datenverknüpfung aus dem PIM System. Auf diese Art können viele ähnliche Produkte mit einem Produkttemplate gelayoutet werden. Zudem kann das Produkttemplate mit Regeln versehen werden, welche alternative Layouts zulassen oder Spezialfälle abdecken. Je mehr Regeln man einem Produkttemplate zuweist, desto unterschiedlicher sind die Produkte, die mit diesem Produkttemplate ausgeleitet werden.

Der Komplexität von Produkttemplates hat dabei keine Grenzen. Doch in der Praxis lohnt es sich eher ein zweites Produkttemplate zu erstellen, als ein vorhandenes anzupassen. Zumal zwei aufgeräumte Produkttemplates für Kollegen deutlich leichter und schneller zu verstehen sind.

Produkttemplates enthalten Platzhalter
Produkttemplates enthalten formatierte und programmierbare Platzhalter.

Ausleiten des Katalogs und Reinzeichnung

Es folgt ein Testing der Funktionalität und des Zusammenspiels von Seitentemplates und Produkttemplates. Dann wird Seitenstrecke für Seitenstrecke ausgeleitet und der Katalog erstellt.

In manchen Fällen müssen ein paar letzte manuelle Änderungen vorgenommen werden, deren Programmierung unverhältnismäßig lange gedauert hätte. Anschließend aktualisiert man die Daten im Katalog und erstellt im letzten Schritt automatisch Inhaltsverzeichnisse, Alpharegister, Querverweise und lebende Kolumnentitel. Danach wird nur noch ein PDF exportiert und der Katalog ist bereit für den Druck.

Templates werden befüllt und platziert.
Produkttemplates werden mit Daten befüllt und nacheinander in einem Seitentemplate platziert.

Übersetzungen automatisieren

Eine automatisierte Katalogübersetzung ist der nächste Schritt. Oft hat man bis hierhin viel Arbeit in die Automatisierung des Katalogs gesteckt. Vielleicht sogar so viel, dass sich der Zeitgewinn im Gegensatz zur manuellen Produktion noch in Grenzen hält. Aber eine Übersetzung ist der Zeitpunkt, an dem die Automatisierung wirklich anfängt zu glänzen. Vorausgesetzt, eine Übersetzung ist vorhanden, sind es in manchen Ausleitungstools nur ein paar wenige Klicks, bis ein Katalog in der neuen Sprache vorliegt. Vielleicht gibt es hier und da noch ein paar wenige Anpassungen, aber wenn die Templates variabel und vorausschauend erstellt wurden, ist der Aufwand deutlich geringer als eine Übersetzung in einen Katalog zu kopieren und Seite für Seite Übersatztext zu korrigieren.

Fazit

Der initiale Aufwand bei der automatischen Katalogproduktion ist enorm. Es erfordert ein hohes Maß an Geduld, tagelang Daten auszuwählen, anzulegen, zu sortieren und aufzubereiten ohne InDesign überhaupt zu öffnen. Aber es lohnt sich, denn jeden Schritt erledigt man nur ein einziges Mal. Tagelange repetitive Arbeit entfällt. Den Zeitgewinn kann man nutzen, um das Layout zu optimieren, den Katalog schöner zu gestalten oder den nächsten Katalog zu erstellen.

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