5 Beispiele für Product Information Management (PIM)

Wofür mach ich das Ganze hier eigentlich?

Das Sammeln und strukturierte Verwalten von Produktdaten ist eine mühevolle Fleißaufgabe. Jeder Lieferant liefert Daten in seinem eigenen Format. Das Zusammentragen von Produktinformationen im eigenen Unternehmen steht in der Prioritätenliste häufig nicht sehr weit oben. „Wozu soll ich das überhaupt machen?“. Hier finden Sie 5 Antworten auf diese Frage und mindestens 1 PIM Beispiel, das Sie betreffen wird.

PIM Beispiel 1: Produktdaten im Onlineshop

Sie betreiben einen Webshop, in dem Sie Artikel mehrerer Lieferanten vertreiben.
Die Produktinformationen, die Sie von den Lieferanten erhalten, sind total unterschiedlich und Sie müssen jedes Mal neue oder geänderte Produktdaten mit hohem Aufwand händisch in Ihr Shopsystem einpflegen. Das ist nicht nur zeit- und nervenraubend, sondern auch sehr fehleranfällig.
In einem PIM-System sammeln Sie die Daten und ordnen Sie teils vollautomatisiert mittels Mapping in Ihre eigene Datenstruktur ein. Per Schnittstelle zwischen PIM-System und Shopsystem bringen Sie die Daten einfacher, schneller und korrekt in den Webshop.

PIM Beispiel 2: Erstellung Ihres Produktkatalogs

Nummer 2 der PIM Beispiele nenne ich gerne den „Teufelskreis des Katalogs“. Der Produktkatalog stellt in vielen Unternehmen das zentrale Kommunikationsmedium für den Vertrieb dar. Alle Produkte mit allen Daten und allen Ersatzteilen in einem dicken Wälzer: Da ist einfach alles drin! Zur Erstellung eines solchen Werks gehen schnell mal 9-12 Monate ins Land. In dieser Zeit bleibt kaum Kapazität für andere Projekte im Marketing.
Durch die strukturierte Form der Produktdaten in einem PIM können Sie diese schnell und hochgradig automatisiert in Templates fließen lassen, die Ihren Produktkatalog „produzieren“.
Das Zauberwort hierfür heißt „Dynamic Publishing“. In kurzen Worten beschrieben können Sie sich das wie folgt vorstellen:
Bisher wurden beim grafischen Satz Ihres Katalogs „dumme“ Daten, also einfache, unstrukturierte Zeichenfolgen, eingesetzt. Das Grafikprogramm versteht auf diese Weise nicht, dass es sich beispielsweise bei einer Zahlenfolge um eine Artikelnummer handelt. So müssen Sie bzw. der Grafiker den kompletten Katalog von Hand setzen.
Im Dynamic Publishing setzen Sie nicht die Produktdaten eines konkreten Produkts ein. Stattdessen legen Sie ein Template mit Platzhaltern für die einzelnen Elemente (Produktname, Hersteller, Artikelnummer, Produkteigenschaften, Preis, …) an. Da das PIM-System Ihre Produktdaten in strukturierter Form speichert und ausgibt, können Ihre Produktdaten automatisiert in diese Templates fließen. So entsteht Ihr Katalog innerhalb kürzester Zeit. Auch Veränderungen am Layout lassen sich so schnell und durchgängig auf Knopfdruck umsetzen.

PIM Beispiel 3: Konsistente Produktdaten über alle Kanäle

Produktdaten werden mittlerweile in vielen verschiedenen Kanälen eingesetzt – vom Onlineshop über Produktdatenblätter und Kataloge bis hin zu Verkaufsplattformen. Änderungen von bestehenden Produktdaten oder Erstellung von neuen Produkten kostet dabei viel Aufwand, da jeder Kanal einzeln bearbeitet wird. Mit dem Einsatz eines PIM-Systems entfällt dieser Aufwand und Sie pflegen die Daten nur noch an einer Stelle. So kommunizieren Sie durchgängig mit konsistenten Daten.

PIM Beispiel 4: Übersetzung Ihrer Produktdaten

Mit einem breiten Produktportfolio und einer Produktkommunikation in mehreren Sprachen entsteht ein enormer Aufwand bei der Übersetzung, den viele Unternehmen extern vergeben. Mangels besserer Alternativen tauschen diese Unternehmen und die Übersetzungsdienstleister die Daten häufig per Excel-Dateien aus. Auf diesem Weg ist kein systemgestützter Freigabeprozess möglich. Gleichzeitig erschwert das Vorgehen das Zurückgreifen auf ältere Übersetzungsversionen.
Das PIM-System bietet die Möglichkeit, das Übersetzungstool des Dienstleisters direkt anzubinden und die Freigaben durch einen Workflow im PIM-System zu begleiten.

PIM Beispiel 5: Vertrieb von White-Label-Marken

Vertreiben Sie Ihre Produkte über verschiedene Plattformen und Marktplätze, stehen Sie vor der Herausforderung, dass jeder dieser Absatzkanäle eigene Anforderungen an die Datenstruktur hat. Vertreiben Sie nun auch noch das gleiche Produkt beispielsweise als White-Label oder unter anderer Marke besteht ein hoher Aufwand in der Aufbereitung ihrer Daten für die einzelnen Vertriebskanäle.
Mit einem PIM-System konfigurieren sie die spezifischen Ausgabeformate und können diese Spezifikationen dauerhaft hinterlegen. Der Aufwand fällt also nur ein einziges Mal an, so dass Sie schneller und konsistenter mit Ihren Produktdaten den Markt bearbeiten können.

astronaut metzger

Ein Beitrag von Johannes Metzger
PIM Allrounder

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